Als school willen wij laagdrempelig zijn in ons contact met ouders. Voor en na schooltijd is er gelegenheid om de leerkracht van uw kind een mededeling te doen of een vraag te stellen. Mocht dit op dat moment niet gelegen komen of is er meer tijd nodig voor het bespreken van zaken, dan zal de leerkracht een afspraak maken voor een ander tijdstip. Naast deze informele contactmomenten hebben we ook andere contactmomenten zoals informatieavonden, inloopochtenden, oudergesprekken, via de parro-app en rapportavonden. Verder proberen wij als school op zoveel mogelijk manieren de ouders te informeren over onze visie, werkwijze en de actualiteit. We hebben verschillende manieren en documenten waarmee wij ouders willen informeren.
Informatieplicht gescheiden ouders
Wij vinden het belangrijk om beide ouder(s), verzorger(s) te informeren over de ontwikkeling van hun kind(eren). Indien de ouders van een leerling gescheiden zijn, is het belangrijk dat er duidelijkheid is over de manier waarop de communicatie en consultatie over de vorderingen van de leerling verloopt. De school volgt hierin de wettelijke regels met betrekking tot de informatieplicht jegens gescheiden ouders. De school onthoudt zich van betrokkenheid bij conflicten tussen de ex-partners en doet geen uitspraken. Zij richt zich primair op haar pedagogisch-didactische verantwoordelijkheid jegens de leerling. Wanneer beide ouders gezamenlijk het ouderlijk gezag hebben (of na echtscheiding hebben behouden), dan blijven zij in gelijke mate recht op informatie en consultatie door de school houden. In geval van (mede) gezag omvat de informatieverstrekking ten minste: het verstrekken van de schoolgids, de nieuwsbrieven, de rapporten/ toetsresultaten van de leerling in kwestie, overige relevante informatie over de leerling, uitnodiging voor de ouderavond en op ouders gerichte schoolactiviteiten, dan wel activiteiten waarbij ouderparticipatie vanuit de school gewenst is, verzoeken om toestemming voor begeleiding en onderzoek van de leerling in het kader van diens schoolloopbaan, inzage in de door de school vastgelegde persoonsgegevens, waaronder het leerlingendossier wanneer de leerling jonger is dan zestien jaar. De niet met het gezag belaste ouder ontvangt op zijn/haar verzoek informatie over belangrijke feiten en omstandigheden. De school gaat ervan uit dat de ouder die belast is met het gezag, de andere ouder die niet met het gezag belast is, op de hoogte stelt van gewichtige aangelegenheden met betrekking tot het kind. De uitnodiging voor een ouderavond betreft een gezamenlijk gesprek voor beide ouders. In bijzondere situaties kan van de gezamenlijkheid worden afgeweken. De school respecteert de gezinssituatie waarin de leerling feitelijk leeft. Zij heeft echter geen informatieplicht jegens een nieuwe partner van een ouder, ook niet als deze deel uitmaakt van het gezin waarin de leerling opgroeit. Partners worden uitgenodigd indien de ouder hiertoe schriftelijke toestemming heeft gegeven. Bij inschrijving van de leerling wordt door de ouders melding gedaan van de gezinsrelatie , alsook van de gezagsrelatie met betrekking tot het kind. Indien van toepassing zijn de adressen van beide ouders bij ons bekend alsook de relevante passages uit het ouderschapsplan (informatierecht) en de beschikking van de (kinder)rechter. Bij wijzigingen dienen de ouders ons daarvan direct in kennis te stellen onder overlegging van de passages uit de gerechtelijke stukken.
Ouderavonden
Aan het begin van het schooljaar wordt er door de groepsleerkrachten voor alle betreffende ouders een groepsinformatieavond gehouden. Ook kunnen er in de loop van het schooljaar ouderavonden worden gehouden over schoolkeuze of een thema ouderavond. U ontvangt voor deze specifieke avonden een uitnodiging. Daarnaast is er structureel de mogelijkheid om een gesprek te organiseren. Dit kan zowel vanuit de behoefte van leerkracht als vanuit de ouder(s). Bij kinderen met zorg, ontstaat er vaak een vaste cyclus van structurele gesprekken met ouders als afsluiter het warme overdrachtsgesprek waarbij de huidige leerkracht, de toekomstige leerkracht, de IB'er en de ouders aanwezig zijn. In november nodigen we alle ouders uit voor het welbevindingsgesprek. We spreken alle ouders tenminste 2x per jaar op een gepland moment. De peuterouders hebben ook een jaarlijkse ouderavond met een thema, passend bij de doelgroep. Daarnaast vindt een afsluitend gesprek plaats in de peutergroep bij doorstroom op 4 jarige leeftijd. Bij kinderen met zorg geldt ook hier dat er structureler gesprekken plaatsvinden.
Gedragscode Catent
Aangezien het onderwijs geen beroepscode kent, beroept Stichting Catent zich o.a. op de Landelijke Norm Publieke taak. Deze is door de brancheorganisatie waartoe Catent behoort ondertekend. De algemeen geldende gedragsnorm die daarin wordt gehanteerd en die ook voor Catent geldt is: *Agressie en geweld tegen werknemers met een publieke taak worden nooit getolereerd.* Werknemers in de publieke sector moeten de ruimte krijgen om hun werk goed te doen.* Hun aanwijzingen moeten altijd worden opgevolgd.* De orde mag niet worden verstoord. Als vervolg op deze code heeft Catent afspraken gericht op de omgang met elkaar vastgelegd in de “Gedragscode Catent”. De volledige tekst van de code kunt u lezen op www.catent.nl: gedragscode Catent.
Kleding
Wij willen een voorbeeld voor kinderen zijn en dragen dit letterlijk en figuurlijk uit. In letterlijke zin kleden wij ons niet aanstootgevend. Dit betekent dat we geen naveltruitjes of i.d. toestaan en zullen elkaar of ouders er desnoods op aanspreken. In figuurlijke zin wensen we geen opmerkingen over kleding, die als kwetsend of bewust prikkelend kunnen worden uitgelegd. Het dragen van een hoofddoek - uit geloofsovertuiging - wordt toegestaan, ook tijdens de gymles, wanneer deze geen gevaar oplevert. Het dragen van hoofdbedekking zoals pet en muts of hoed, wordt in de regel in de klas niet toegestaan behalve als het bedoeld is ter bedekking ten gevolge van ongewenst haaruitval.
Privacy
Onze school is onderdeel van Stichting Catent. Binnen Catent wordt zorgvuldig omgegaan met privacy en persoonsgegevens. We hebben persoonsgegevens nodig om onze leerlingen goed onderwijs te kunnen geven en te kunnen begeleiden. Ook worden persoonsgegevens opgeslagen voor een goede administratieve organisatie van de school. Voorbeelden zijn de leerlingenadministratie en gegevens die gedeeld worden met onze ouderraad/oudervereniging aangezien zij deze nodig hebben om de vrijwillige ouderbijdrage voor de school te innen. De meeste persoonsgegevens komen van u als ouder/verzorger bij de inschrijving van uw kind op onze school. Naast de gegevens die we van u krijgen, leggen leerkrachten en onderwijsondersteunend personeel (bijvoorbeeld de orthopedagoog of de intern begeleider), de trajectbegeleider en/of de onderwijsspecialist vanuit het Expertisecentrum van Catent) ook gegevens vast, zoals cijfers en vorderingen. Ook worden soms bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie geregistreerd. Soms wordt door de school extra begeleiding van uw kind vanuit het expertiseteam van Catent. het expertiseteam van Catent bestaat uit onderwijsadviseurs en onderwijsspecialisten. De aan de school verbonden onderwijsadviseur (orthopedagoog of schoolpsycholoog) heeft vanwege zijn/ haar brede inzetbaarheid binnen de school toegang tot de gegevens in ParnasSys van alle leerlingen van onze school. De schooladviseur zal echter nooit een leerling dossier openen alvorens u als ouder/ verzorger hier door de school van op de hoogte bet gesteld. Onderwijsspecialisten hebben geen standaard toegang tot dossiers. Hen wordt toegang gegeven nadat u als ouder/ verzorger op de hoogte bent gesteld van de betrokkenheid van de onderwijsspecialist. De gegevens worden gebruikt om de begeleiding voor uw kind zo goed mogelijk vorm te geven. Tenslotte wordt door de school soms extra begeleiding gevraagd van de Catent Commissie Arrangeren en Toewijzen (aanvraag zorgarrangement) voor een leerling. Voor de beoordeling van deze aanvraag worden leden van het Expertiseteam gevraagd om mee te lezen zodat er een besluit genomen kan worden voer de aanvraag. Hierdoor krijgen deze leden toegang van maximaal een week om het betreffende deel van het leerling dossier in te zien. Dit gebeurt alleen als dat nodig is voor de juiste begeleiding van uw kind. Voor meer informatie over de wijze waarop we met persoonsgegevens omgaan, verwijzen we naar de privacyverklaring en overige informatie over privacy gepubliceerd op de website van Catent (https://www.catent.nl/privacyverklaring/) Voor vragen of opmerkingen over privacy kunt u een bericht sturen naar privacy@catent.nl.
Verwerking leerlingengegevens
Algemeen.
Op onze school wordt zorgvuldig omgegaan met gegevens van leerlingen. We hebben leerlingengegevens nodig om onze leerlingen goed onderwijs te kunnen geven en te kunnen begeleiden. Ook worden leerlingengegevens opgeslagen voor een goede administratieve organisatie van de school. De meeste leerlingengegevens komen van u als ouder/verzorger bij de inschrijving van uw kind op onze school.
Het betreft dan vooral NAW (Naam-Adres-Woonplaats)-gegevens en gegevens over u als ouder/verzorger. In verband met de identiteit van onze stichting/school vragen we u ook of we de geloofsovertuiging mogen registreren zodat wij daar – zo mogelijk – tijdens het onderwijs rekening mee kunnen houden. Tot het geven van deze laatste informatie aan de school bent u niet verplicht.
Naast de gegevens die we van u krijgen leggen leerkrachten en onderwijsondersteunend personeel (bijv. de orthopedagoog of de intern begeleider) ook gegevens vast, zoals bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. En soms worden er bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie (dyslexie of ADHD) geregistreerd. Dit gebeurt met name als dat nodig is voor de juiste begeleiding van uw kind.
Algemene leerlingengegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem. De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingvolgsysteem. Beide systemen zijn beveiligd en toegang tot de gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. Omdat onze school deel uitmaakt van stichting Catent worden (een beperkt aantal) leerlingengegevens met het College van Bestuur gedeeld. Het delen van gegevens richt zich op benodigde gemeenschappelijke administratie, de leerling-ondersteuningsstructuur op Catent niveau, en/of plaatsingsbeleid.
De wijze waarop we met leerlingengegevens omgaan is uitvoerig beschreven in het “(privacy)reglement verwerking leerlingengegevens Stichting Catent”. Hierin staat ook wat de rechten en plichten zijn van u als ouder/verzorger ten aanzien van de op school geregistreerde en gebruikte gegevens. Het reglement is met instemming van de GMR door het College van Bestuur van Stichting Catent vastgesteld. Het reglement is in te zien op www.catent.nl onder kopje: ouders.
Inschrijfformulier
Op basis van wat u over onze school leest, hoort etc. volgt meestal een verdere mondelinge kennismaking op de school. Als de kennismaking uiteindelijk leidt tot een aanmelding, gevolgd ook door een inschrijving, wil de school graag beschikken over de juiste informatie. U als ouder/verzorger wordt gevraagd om deze informatie te verstrekken. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van een of meerdere (digitale) formulieren. Gemakshalve noemen we deze formulieren ‘inschrijfformulier’. De meeste vragen op het formulier spreken voor zich. De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier, worden - zoals hiervoor al aangegeven - opgeslagen in het administratiesysteem van onze school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld. En – zoals hiervoor aangegeven - worden de gegevens door ons beveiligd. De toegang tot de administratie is - zoals eerder gemeld - beperkt tot alleen personeel die de gegevens strikt noodzakelijk nodig heeft.
Gebruik van digitaal leermateriaal
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Veelal op het niveau van Stichting Catent worden strikte afspraken gemaakt met uitgevers, distributeurs en leveranciers van leermiddelen over het gebruik van bepaalde leerlinggegevens.
Onder andere geven we leerlingen eenvoudig toegang tot digitaal leermateriaal via ‘Basispoort’. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlingengegevens nodig. Het gaat dan om gegevens als een identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam, tussenvoegsel, geboortedatum, leerlingkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het identificatienummer van de school. Er worden bij instanties als ‘Basispoort’ geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld. Leerlinginformatie delen met andere organisaties, niet zijnde organisaties gericht op digitale leermaterialen, wordt alleen gedaan als u daar toestemming voor geeft, tenzij de uitwisseling verplicht is volgens de wet.
Gebruik foto’s en video’s.
Onze schoolgids, website, facebook, nieuwsbrieven etc. zijn belangrijke informatiebronnen voor onze ouders en nieuwe ouders die op zoek zijn naar een school voor hun kind(eren). Met foto’s e.d. laten we zien waar we als school mee bezig zijn. Voor het gebruik van foto’s en filmpjes waar leerlingen op staan vragen wij (vooraf) uw toestemming. U als ouder/verzorger mag altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met het beeldmateriaal omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto/filmpje te plaatsen. Gericht op het vragen van toestemming ontvangt u jaarlijks een formulier voor toestemming.
Tot slot.
U als ouder/verzorger heeft te allen tijde het recht om de door ons geregistreerde gegevens van en over uw zoon/dochter in te zien. Als gegevens niet kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek - de informatie verbeteren of aanvullen. Als gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de directeur. En we verwijzen nogmaals naar het “(privacy)reglement verwerking leerlinggegevens Stichting Catent” op www.catent.nl, onder kopje informatie.