Binnen Stichting Optimus gaan wij zorgvuldig om met de privacy van het kind. Hoe wij omgaan met persoonsgegevens, is vastgelegd in onze privacyverklaring en het privacyreglement. Deze documenten staan op de website https://www.optimusonderwijs.nl/avg-en-privacy en op de website van de school. Het privacyreglement is met instemming van de GMR vastgesteld. Alle gegevens die over de ouders/verzorgers, het kind, en over onze medewerkers gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van het kind, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement staat beschreven wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. In de privacyverklaring staat alle verplichte informatie om iedereen beknopt op de hoogte te stellen van de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken.
De meeste gegevens ontvangen wij van de ouder(s)/verzorger(s), zoals bij de inschrijving van het kind op onze school. Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel, zoals interne begeleiders gegevens over het kind, zoals resultaten, vorderingen en overige ontwikkelingen.
Soms worden er ook nog bijzondere persoonsgegevens verwerkt, wanneer dit bijvoorbeeld nodig is voor de juiste begeleiding van het kind. Dit kunnen (medische) gegevens zijn in geval sprake is van bijvoorbeeld dyslexie of allergieën. Hierover worden aparte schriftelijke afspraken gemaakt.
Gegevens van de leerlingen worden opgeslagen in ons digitale leerlingenadministratie- en leerlingvolgsysteem, genaamd ‘ParnasSys’. Uiteraard worden alle persoonsgegevens vertrouwelijk behandeld. Dit betekent onder andere dat de persoonsgegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot deze persoonsgegevens is beperkt tot personeel dat deze gegevens nodig heeft.
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal (digitale) leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als er wordt ingelogd. Wij hebben met de leveranciers van deze (digitale) materialen duidelijke afspraken gemaakt over de omgang met deze persoonsgegevens. De leverancier mag deze persoonsgegevens namelijk alleen gebruiken als daarvoor toestemming is gegeven, zodat misbruik van die informatie door de leveranciers wordt voorkomen.
In ons privacyreglement is te lezen welke rechten ouders/verzorgers hebben aangaande de omgang met persoonsgegevens en bij wie ouders/verzorgers terecht kunnen voor verzoeken omtrent het uitoefenen van deze rechten. Zo hebben ouders/verzorgers bijvoorbeeld het recht om de door ons geregistreerde gegevens van en over de eigen kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet blijken te kloppen, dan mag er van ons verwacht worden dat wij - op het verzoek van ouders/verzorgers- de informatie verbeteren of aanvullen.
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen, op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, wordt toestemming aan de ouders/verzorgers gevraagd. Wij verstrekken bij aanmelding aan het begin van het schooljaar een formulier hiervoor, waarop ouders/verzorgers kunnen aangeven of zij hier toestemming voor geven. Zij mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven toestemming weer in te trekken. Wij registreren of en waarvoor ouders/verzorgers toestemming hebben gegeven.
Indien ouders/verzorgers de toestemming willen wijzigen, vragen wij hen het wijzigingsformulier te downloaden via www.bsdesprong.nl. Als zij toestemming hebben gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met het beeldmateriaal omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto of video te plaatsen.
Hoe gaat Stichting Optimus om met persoonsgegevens?
Stichting Optimus verwerkt persoonsgegevens van al haar leerlingen; vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Stichting Optimus is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van het kind. In deze privacy toelichting leggen wij graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van het kind omgaan.
Stichting Optimus verwerkt persoonsgegevens van het kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om het kind aan te melden als leerling op onze school en om de studievoortgang bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en de leerplichtambtenaar.
Wij verwerken gegevens van het kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met het kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met de toestemming van ouders/verzorgers verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunnen ouders/verzorgers de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven (wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van de ouders hebben gekregen. Denk hierbij aan contactgegevens; geboortedatum en geboorteplaats. Als ouders/verzorgers weigeren de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om het kind in te kunnen schrijven bij Stichting Optimus.
Welke persoonsgegevens wij van het kind verwerken staat beschreven onderaan deze toelichting bij Categorieën van persoonsgegevens. Op eigen verzoek en met uitdrukkelijke toestemming van ouders/verzorgers verwerken wij ook medische gegevens van het kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. Er kan bijvoorbeeld doorgegeven worden dat het kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. Stichting Optimus zal ouders/verzorgers nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen. Er zijn protocollen gemaakt waarin schriftelijke afspraken zijn vastgelegd over medisch handelen en medicijnverstrekking. Medewerkers van Stichting Optimus mogen geen medische handelingen verrichten en ook geen medicijnen verstrekken aan leerlingen. In noodgevallen wordt altijd gehandeld.
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid. Wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat we de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan die wij in deze toelichting noemen. In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de Inspectie van het Onderwijs, GGD/schoolarts en het Samenwerkingsverband.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Stichting Optimus. Met deze organisaties sluiten we verwerkersovereenkomsten af, waarin onder andere is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijn van gemaakte toetsen uit het leerlingvolgsysteem is 5 jaar na het beëindigen van de onderwijsovereenkomst. Gegevens uit de leerling administratie worden over het algemeen 7 jaar bewaard. Als u er belangstelling voor heeft kunnen wij u een overzicht hiervan geven.
Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar
Ouders/verzorgers hebben een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders/verzorgers kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat zij altijd een verzoek kunnen indienen bij de directeur om inzage te krijgen in de gegevens die wij van het kind verwerken. Daarnaast kunnen zij ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van Stichting Optimus. Ouders/verzorgers hebben altijd het recht om onjuiste gegevens (NAW) aan te vullen met een verklaring over hun zienswijze. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van het kind delen en/of uitwisselen worden aangepast. Als ouders/verzorgers ons verzoeken om gegevens van het kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Tevens hebben ouders/verzorgers het recht om te vragen om de gegevens, die wij van het kind verwerken en wij van hen hebben ontvangen, aan hen over te dragen of op het verzoek van ouders/verzorgers aan een andere organisatie over te dragen. Stichting Optimus zal geen besluiten nemen over het kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.
Als ouders/verzorgers het niet eens zijn met hoe wij omgaan met de gegevens van het kind, dan kunnen zij altijd opheldering vragen bij onze privacy coördinator. Alleen in zeer dringende gevallen, kunnen zij rechtstreeks contact opnemen met onze Functionaris Gegevens bescherming (FG), de heer S. Sarneel van de Lumen Group B.V. door het invullen van het contactformulier: http://www.lumengroup.nl/contact-fg/ of met de autoriteit persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.