Er zijn ook verschillende contactmomenten tussen de leerkracht en ouders:
* De leerkracht houdt korte lijnen met nieuwe ouders. Als een kind nieuw op school is, houdt de leerkracht na enkele weken een intakegesprek.
* Aan het begin van het schooljaar organiseren wij voor de kinderen en ouders uit groep 3 t/m 8 startgesprekken. Het doel van startgesprekken is kennismaking en verwachtingen naar elkaar uitspreken.
* De oudergesprekken voor de groepen 1 t/m 7 vinden dit schooljaar plaats in november en maart. Het derde gesprek, aan het einde van het schooljaar, is facultatief. Dat betekent dat het laatste gesprek plaats vindt op verzoek van ouders of leerkrachten. Groep 8 heeft eveneens een gesprek in november. Het tweede gesprek is het (voorlopig) adviesgesprek in januari.
* De kinderen van groep 2 t/m 8 krijgen twee keer een rapport.
Ten behoeve van de goede samenwerking tussen ouders en school verwachten wij dat alle ouders/verzorgers op de oudergesprek-momenten komen om de ontwikkeling van hun kind te bespreken. Via Social Schools worden ouders uitgenodigd. U kunt zelf een voorkeursmoment doorgeven.
Privacybeleid
Op onze school gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het privacybeleid van Stichting Surplus, het schoolbestuur van onze school. Het privacybeleid van Stichting Surplus is te vinden op Surplus privacybeleid. Het privacybeleid is nader uitgewerkt in een privacyverklaring, die u op dezelfde pagina kunt vinden.
Persoonsgegevens
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarbij hoort. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders, zoals bij inschrijving op onze school. Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, zoals cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).
Digitaal administratiesysteem
Voor het opslaan van leerling gegevens gebruiken wij het digitaal administratiesysteem Esis. Ook de vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in dit systeem. Esis is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. We delen (een beperkt aantal) persoonsgegevens met schoolbestuur Stichting Surplus in het kader van de gemeenschappelijke administratie.
Digitale leermiddelen
Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermiddelen. Een beperkte set met persoonsgegevens is nodig om een leerling te kunnen identificeren als deze bijvoorbeeld inlogt op digitaal lesmateriaal of een digitale toets maakt. Wij hebben met de leveranciers van onze digitale leermiddelen duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen en vastgelegd in een overeenkomst. De leverancier mag de leerling gegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor hebben gegeven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. Ook met Stichting Basispoort heeft de school een overeenkomst gesloten. Basispoort is een samenwerkingsverband tussen vier grote educatieve uitgeverijen en vier schoolleveranciers. Basispoort biedt een zogeheten Single Sign On voor de software van de aangesloten partners en is daarmee een belangrijke verwerker van persoonsgegevens. Via Basispoort worden echter geen leer- of toets resultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.
E-mailadressen
Voor elke leerling die bij ons op school komt, wordt op basis van de voornaam en de achternaam van de leerling door school een e-mailadres aangemaakt binnen de besloten omgeving van Stichting Surplus. De grondslag hiervoor is ‘uitvoeren van een publieke taak’, te weten het geven van onderwijs. We gebruiken dit e-mailadres om school-overstijgend te werken aan projecten, in te loggen in digitale leermiddelen en om tijdens thuisonderwijs te kunnen communiceren met de leerkracht. Als de privacy van een kind extra moet worden beschermd, kan een alias worden gebruikt. Binnen Stichting Surplus is een procedure opgesteld, waarin is opgenomen op welke manier e-mailadressen voor de leerlingen worden aangemaakt en hoe ervoor wordt zorggedragen dat een e-mailadres slechts eenmalig wordt uitgegeven.
Rechten ouders en leerlingen inzake privacy
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie worden gecorrigeerd. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u als ouder vragen om specifieke gegevens te verwijderen. Wilt u gegevens wijzigen of laten verwijderen of heeft u hierover een vraag, neem dan contact op met de directeur van de school van uw kind.In de privacyverklaring van Stichting Surplus op https://stichtingsurplus.nl/ons-beleid-en-afspraken/privacy/ kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen.
Foto’s en video
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om een eerder gegeven toestemming in te trekken. Ook als u toestemming heeft gegeven, blijven wij zorgvuldig met beeldmateriaal van leerlingen omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto of video te publiceren. Heeft u een vraag over het gebruik van foto’s en video, neem dan contact op met de directeur van de school van uw kind.Privacy is een belangrijk grondrecht. Je moet erop kunnen vertrouwen dat je privacy wordt gerespecteerd. We verwachten ook van de ouders die kinderen op onze school hebben en die meehelpen bij schoolactiviteiten dat ze zorgvuldig omgaan met privacygevoelige informatie. Onze leerlingen maken we bewust van het belang van gegevensbescherming en privacy en we leren ze om hiermee verstandig om te gaan.
