Natuurlijk is goede informatie naar ouders van groot belang. Op De Toonladder zetten we daar verschillende activiteiten voor in. Er is grof gezien sprake van een drietal informatiestromen: informatie met betrekking tot het kind, informatiestroom met betrekking tot de groep, informatiestroom met betrekking tot de school.
Informatie met betrekking tot (de ontwikkeling) van het kind.
Hieronder verstaan we alle informatie tussen school en ouders waar het gaat om de ontwikkeling van hun kind. In de eerste twee weken van het schooljaar starten we met het ouder-vertel-gesprek. In dit kennismakingsgesprek tussen de leerkracht en ouders zijn vooral de ouders aan zet. Aan de hand van een aantal vragen kunnen ouders aangeven wat hun verwachtingen voor het komende schooljaar zijn, aanvullende informatie geven waarvan zij het belangrijk vinden dat school daarvan op de hoogte is en met de leerkracht afspraken maken over gewenste contacten voor het komende schooljaar
Na 10 schoolweken is er een voortgangsgesprek. Hierin bespreekt de leerkracht met de ouders hoe zij het kind de eerste periode ervaart.
Na 20 schoolweken wordt het eerste rapport opgemaakt. Naast de uitkomsten op de Cito-toetsen geeft de leerkracht ook een beeld van de sociaal-emotionele ontwikkeling van het kind en hoe het kind in de klas wordt ervaren. Aan de uitgifte van het rapport is ook een gespreksmoment gekoppeld.
Na zo’n 37 schoolweken volgt het tweede rapport. Dit heeft dezelfde opbouw als het eerste. Ook daaraan is een gespreksmoment gepland. Naast de bespreking van het rapport kunnen er ook afspraken worden gemaakt voor het nieuwe schooljaar. Buiten deze reguliere informatiemomenten is het, indien nodig, altijd mogelijk om met elkaar in gesprek te gaan.
Informatie met betrekking tot de groep.
Hierbij gaat het om informatie over en vanuit de groep waarin het kind zit. Het betreft vaak activiteiten die specifiek voor de groep zijn en/of waar ouderhulp bij gewenst is. De informatie kan gegeven worden via de schoolmail, de schoolapp (in de loop van schooljaar 20-21 verwacht) , het info-bord bij het lokaal van de groep of via de klassenouder.
Informatie met betrekking tot de school.
In september van het schooljaar wordt de jaarkalender uitgegeven. Naast alle geplande activiteiten is hierin ook specifieke schoolinformatie opgenomen. Daarnaast verschijnt er maandelijks de Nieuwsbrief waarin extra informatie wordt opgenomen over zaken en activiteiten die op dat moment spelen op De Toonladder. De Nieuwsbrief wordt naast verzending via de schoolmail ook op papier meegegeven. Sommige zaken vragen nog extra aandacht anders dan in de jaarkalender of Nieuwsbrief. In die gevallen wordt deze informatie via de schoolmail aan ouders kenbaar gemaakt.
Tot slot is er ook een website van de school waarop de nodige informatie is terug te vinden. De website is vooral gericht op ouders die op zoek zijn naar een goede basisschool voor hun kind.
Privacy en AVG
Op De Toonladder wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van de leerlingen. De school heeft leerlinggegevens nodig om leerlingen goed onderwijs te kunnen geven en te begeleiden. Ook worden de gegevens opgeslagen voor de goede administratieve organisatie van de school. De meeste leerlinggegevens komen van ouders (zoals bij de inschrijving op school), maar ook leerkrachten en ondersteunend personeel leggen gegevens vast over de leerlingen (bijvoorbeeld cijfers en vorderingen). Soms worden er bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie (denk hierbij aan dyslexie of ADHD), geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling.
Tijdens de lessen gebruiken wij een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te identificeren. Met de leveranciers van deze leermiddelen zijn duidelijke afspraken gemaakt over het gebruik van de gegevens die ze van de school krijgen. Een leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als de school daar toestemming voor geeft.
De leerlinggegevens worden op school opgeslagen in het digitale administratiesysteem ParnasSys. Het programma is beveiligd en de toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. Omdat De Toonladder onderdeel uit maakt van de Stichting Robijn (zie www.stichtingrobijn.nl), worden daar ook (een beperkte hoeveelheid) persoonsgegevens mee gedeeld in het kader van de gemeenschappelijke administratie.
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien, te laten corrigeren of te verwijderen (als die gegevens niet langer nodig zijn). Voor vragen of het uitoefenen van deze rechten, kan contact worden opgenomen met de leerkracht(en) van de leerling, of met de directeur. In geval van uitwisseling van leerling gegevens met andere organisaties, wordt daar vooraf toestemming gevraagd aan de ouders, tenzij die uitwisseling verplicht is op grond van de wet.
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school, wordt toestemming gevraagd. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de leerkrachten of bij de directeur.
Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze privacyverklaring en ons privacyreglement. Het privacyreglement en de privacyverklaring vindt u op de website van Robijn (www.stichtingrobijn.nl/over-robijn/privacy. Bij ondertekening van het aanmeldingsformulier verklaren ouders/verzorgers op de hoogte te zijn van de verwerking van de persoonsgegevens.
Volgens de AVG hebben we als school de verantwoordelijkheid om de persoonsgegevens van kinderen en medewerkers goed te beschermen. Daarom heeft Robijn een functionaris gegevensverwerking (FG-er) en een privacy officer aangesteld. Onze FG-er is Sander van de Molen en de privacy officer is Kees van Dam. Deze beide functionarissen zijn bereikbaar via privacy@stichtingrobijn.nl.