Algemene VerorderingGegevensbescherming (AVG)
Alle scholen binnen de stichting van VCO vinden de privacy van leerlingen, ouders en medewerkers belangrijk. Daarom wordt al geruime tijd gewerkt aan maatregelen die ervoor zorgen dat deze privacy zo goed mogelijk beschermd wordt. Naast het opstellen van beleid betekent dit ook dat we afspraken maken met leveranciers. Ook werken we binnen de VCO aan bewustwording bij de medewerkers. Privacy beleid Dagelijks wordt er gewerkt aan de uitvoering van het privacy beleid dat sinds 25 mei 2018 geldt voor ouders, medewerkers en leerlingen. Voor Stichting VCO zijn deze goedgekeurde reglementen terug te vinden op https://www.stichtingvco.nl/AVG.
Functionaris Gegevensbescherming
Iedere onderwijsstichting is verplicht een functionaris Gegevensbescherming aan te stellen. Deze functionaris ziet toe op het naleven van het beleid en de bewustwording bij medewerkers. Voor de Stichting VCO is dat de heer S. Sarneel. ([email protected]). (zie voor meer informatie de website van onze school) Onze school gaat zorgvuldig om met de privacy van de leerlingen, ouders en medewerkers.
Onze school heeft leerlingengegevens nodig om alle leerlingen goed onderwijs te kunnen geven en te begeleiden. Ook worden de gegevens opgeslagen voor de goede administratieve organisatie van de scholen. De meeste leerlingengegevens komen van ouder(s)/verzorger(s) (zoals bij de aanmelding op school), maar ook leerkrachten en ondersteunend personeel leggen gegevens vast over de leerlingen (bijvoorbeeld cijfers en ontwikkelingen). Soms worden er bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie (dyslexie of ADHD) geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling.
Tijdens de lessen wordt gebruik gemaakt van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te identificeren. Met de leveranciers van deze leermiddelen zijn duidelijke afspraken gemaakt over het gebruik van de gegevens die ze van de scholen krijgen. Een leverancier mag de leerlingengegevens alleen gebruiken als onze school daarvoor toestemming geeft. Dit is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De leerlingengegevens worden op school opgeslagen in het digitale administratiesysteem (ParnasSys) en soms ook in het leerlingvolgsysteem (IEP). Het programma is beveiligd en de toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van onze scholen. Omdat alle scholen onderdeel uitmaken van Stichting VCO, worden ook (een beperkt aantal) persoonsgegevens gedeeld in het kader van de gemeenschappelijke administratie met medewerkers van het VCO-kantoor.
Ouder(s)/verzorger(s) hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien, te laten corrigeren of te verwijderen (als die gegevens niet langer nodig zijn voor het geven van kwalitatief goed onderwijs). Voor vragen over het uitoefenen van deze rechten, kan contact worden opgenomen met de schooldirecteur. In geval van uitwisseling van leerlingengegevens met andere organisaties, wordt daaraan vooraf toestemming gevraagd aan de ouder(s)/verzorger(s), tenzij de uitwisseling verplicht is op grond van de wet.
Voor gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de websites van de scholen wordt toestemming gevraagd. Ouder(s)/verzorger(s) mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven. Eerder gegeven toestemming kan altijd ingetrokken worden door dit aan onze school te melden. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de leerkracht van de leerling of bij de schooldirecteur. Wij zijn verplicht om elk jaar iedere ouder hiervoor toestemming te vragen. U krijgt een formulier/mail waarin uw toestemming wordt gevraagd.
De privacy van leerkrachten is net zo belangrijk als die van ouders en leerlingen. Het is dan ook belangrijk om te weten dat er zonder toestemming van de leerkracht/personeel van de school geen opnames in beeld of geluid gemaakt mogen worden door leerlingen en/of ouders.
Aanmeldingsformulier: De meeste vragen op dit formulier spreken voor zich. Een aantal vragen zijn wij wettelijk verplicht aan u te stellen. De gegevens die u heeft ingevuld op het aanmeldingsformulier worden opgeslagen in de leerlingenadministratie van onze school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld. Op onze administratie is de ‘Algemene Verordening Gegevens- bescherming (AVG)’ van toepassing. Dit betekent onder andere dat de gegevens door ons worden beveiligd en dat de toegang tot de administratie is beperkt tot alleen die medewerkers die de gegevens nodig hebben.
U heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens in te zien (voor zover die informatie betrekking heeft op uw kind). Als de gegevens niet juist zijn, dan mag u van ons verwachten dat wij -op uw verzoek- de informatie verbeteren of aanvullen.
Basispoort
Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot het digitaal leermateriaal van zijn/haar school, maken de VCO-scholen gebruik van Basispoort. Dit maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets kan alleen plaatsvinden als de docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlingengegevens nodig. VCO heeft met Basispoort een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlingengegevens.
ECK
Alle leerlingen van onze school hebben een uniek iD-code voor veilig inloggen en dagelijks gebruik van digitaal leermateriaal, het zogenoemde ECK-iD. ECK staat voor Educatieve ContentKeten. Basispoort en alle ketenpartners die zijn aangesloten op de toegangsdiensten van Basispoort, gebruiken het ECK-iD voor identificatie. Het ECK-iD is een versleuteld pseudoniem van het persoonsgebonden nummer met een eigen wettelijke basis. Het ECK iD verbindt gebruikers en licenties van digitaal leermateriaal betrouwbaar en bestendig met elkaar op basis van zo min mogelijk persoonsgegevens. ECK iD’s worden aangemaakt door de Nummervoorziening. Dit is een publieke voorziening in beheer bij Kennisnet.
Telefoonlijst
In het kader van de wet op de privacy mogen wij als school geen contactgegevens van ouders met andere ouders delen. Daarom wisselen wij geen klassenlijsten met adressen van leerlingen uit. Wij vragen u als ouders daarom zelf met elkaar deze gegevens uit te wisselen mocht u daar behoefte aan hebben. Meer informatie over hoe de VCO en onze school omgaat het het verwerken van persoonsgegevens kunt u vinden in de Privacyverklaring en het Privacyreglement op de website www.stichtingvco.nl/AVG. Hier vindt u tevens de meest actuele informatie en documenten. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de AVG-manager van onze stichting of de functionaris gegevensbescherming ([email protected]).