Ouders zijn altijd welkom om in gesprek te gaan over hun kind. In principe kunt u elke dag terecht. Voor langere gesprekken plannen we graag op korte termijn een afspraak met u in. Daarnaast hebben we een aantal vaste contactmomenten. Op de W.A. Scholtenschool starten we het schooljaar met de Gouden Weken. Een goed begin is immers het halve werk. Dit geldt zeker voor de groepsvorming aan het begin van het schooljaar. Het groepsvormingsproces begint na een vakantie weer helemaal opnieuw: de leerlingen verkennen elkaar, de leraar en de regels. Het contact tussen ouders en school is een onderdeel van de Gouden Weken. Een goed begin van het schooljaar begint namelijk niet alleen met een positieve sfeer in de groep maar ook met betrokken ouders. We halen pas het beste uit de leerling wanneer ouders en school goed samenwerken. Daarom voeren we in de tweede/derde week van het nieuwe schooljaar startgesprekken met alle ouders. Aan de hand van vragen vertellen ouders en kind de nieuwe leerkracht wat volgens hen goed gaat op school, wat nog beter kan en hoe. Hiermee start de samenwerking positief, daarbij levert het de leerkracht waardevolle informatie op.
Gedurende het schooljaar krijgt uw kind halverwege en aan het eind zijn/haar rapport mee naar huis. Halverwege het schooljaar wordt iedere ouder uitgenodigd om samen met de leerkracht in gesprek te gaan over de vorderingen die het kind maakt. Vanaf groep 5 wordt verwacht dat kinderen mee komen naar dit gesprek. Aan het einde van het schooljaar vinden alleen rapportgesprekken plaats op verzoek van de leerkracht en/of ouders. Vanzelfsprekend worden ouders van kinderen met specifieke ondersteuningsbehoeften vaker uitgenodigd om samen in gesprek te gaan, om zo gezamenlijk de kansen en mogelijkheden in kaart te brengen.
Elke maand wordt er naar alle ouders een WAS-nieuwsbrief verzonden. Hierin kunnen ouders alles lezen over het gebeuren bij ons op school. Tevens wordt deze WAS-nieuwsbrief op onze website geplaatst.
Op 25 mei 2018 is de privacywet AVG (Algemene verordening persoonsgegevens) in werking getreden. De AVG stelt strengere eisen aan elke organisatie die met persoonlijke gegevens werkt. Dit vinden we als Stichting Ultiem een belangrijk onderwerp, waar we uiterst zorgvuldig mee om willen gaan. Om te kunnen voldoen aan de eisen die de AVG stelt, heeft Stichting Ultiem de deskundigheid van Brin ingeschakeld. Tijdens de inschrijving van uw kind bij ons op school wordt u gevraagd toestemming te geven voor het al dan niet publiceren van foto's/filmpjes van uw kind. Tussentijds kunt u altijd terugkomen op uw eerdere beslissing. U kunt dan contact opnemen met de directeur van de school.
Informatie met betrekking tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Op de scholen van Stichting Ultiem gaan wij zorgvuldig om met de persoonsgegevens van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het privacyreglement van onze scholen. Het privacyreglement in met instemming van de GMR vastgesteld. De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens.
Persoonsgegevens
Wij maken enkel gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en het organiseren van wat daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze scholen gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD). In verband met de identiteit van een aantal van onze scholen, willen wij graag de geloofsovertuiging registreren zodat wij daar – zo mogelijk – tijdens het onderwijs rekening mee kunnen houden, maar het geven van deze informatie is niet verplicht.
Administratiesysteem
De leerlinggegevens en vorderingen van de leerlingen worden opgeslagen in ons (digitale) leerlingvolg en – administratiesysteem. Dit programma is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. Omdat onze school deel uitmaakt van Stichting Ultiem, wordt met het bevoegd gezag ook (een beperkt aantal) persoonsgegevens gedeeld in het kader van de gemeenschappelijke administratie en het plaatsingsbeleid.
Digitaal lesmateriaal
Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als hij/zij inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de gegevens van leerlingen alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. Een lijst van de leveranciers waarmee afspraken gemaakt zijn, is bij het bestuur aanwezig.
Rechten
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de schoolleider /directeur. Door de functionaris gegevensbescherming wordt getoetst of een verzoek tot uitoefenen van rechten gegrond is.
Beeldmateriaal
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per situatie af of het verstandig is een foto te plaatsen. Wij verzoeken ouders en/of verzorgers om foto’s en filmpjes van kinderen, anders dan hun eigen niet op sociale media te verspreiden. De school kan tijdens gebeurtenissen zelf foto’s en/of filmpjes maken en deze verspreiden via eigen kanalen waarbij er rekening gehouden wordt met de privacy rechten van het kind. Voor vragen over het gebruik van foto’s en/of filmpjes kunt u terecht bij de leerkracht van uw kind, of bij de schoolleider/directeur.
Functionaris Gegevensbescherming
Ieder schoolbestuur dient te beschikken over een functionaris gegevensbescherming (FG), die toezicht houdt op het naleven van de wettelijke bepalingen en uitgangspunten van de AVG. Ook kunt u bij hem terecht met meldingen en/of opmerkingen met betrekking tot de wijze waarop de school omgaat met persoonsgegevens van leerlingen. Stichting Ultiem heeft in de persoon van Ferenc Jacobs ook een FG.
Informatie aan (gescheiden) ouders
Alle ouders hebben recht op informatie over hun kind. Voor kinderen is het van belang dat beide ouders samen het gesprek met de groepsleerkracht voeren over de ontwikkeling. Dit geldt ook voor kinderen waarvan de ouders gescheiden zijn. We gaan ervan uit dat ouders elkaar op de hoogte houden. De ouder die belast is met het ouderlijk gezag is dit, volgens artikel 1:377 b Burgerlijk Wetboek) zelfs verplicht. Hij/ zij moet de andere ouder op de hoogte houden van gewichtige aangelegenheden die het kind betreffen. Daar waar het gaat om rapportgesprekken of gesprekken die voortvloeien uit speciale zorg voor het kind, gaan we er van uit dat er één gesprek plaats vindt met de beide ouders samen. Op die manier is er een waarborg dat dezelfde informatie op dezelfde manier wordt gegeven en voorkomen we misverstanden. We stellen het kind centraal en waken ervoor om niet in het conflict van de ouders te worden betrokken. De groepsleerkracht kan de intern begeleider vragen aan te schuiven bij het gesprek. Een verzoek om informatie kan ook worden geweigerd. Dit kan wanneer de rechter dit heeft bepaald. Ouders zijn verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen aan de school. Denk hierbij aan een wijziging betreffende het gezag, omgangsregeling, informatieverstrekking of adresgegevens. Verlofaanvragen kunnen worden gedaan door de ouder bij wie het kind in huis woont. Ouders bij wie het kind niet in huis woont, kunnen alleen een verlofaanvraag indienen met schriftelijke toestemming van de andere ouder. Ouders die geen ouderlijk gezag hebben, kunnen geen verlof aanvragen. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website van onze stichting: www.ultiemonderwijs.nl.
Media
De scholen van stichting Ultiem maken geen gebruik van sociale mediakanalen. (Te denken hierbij is bijvoorbeeld: Instagram, Twitter, Facebook, LinkedIn). Elke school heeft een informatieve website. Deze websites blijven informatief en zijn zo weinig mogelijk onderhevig aan wisselende informatie. Vanuit de school worden ouders/verzorgers en mogelijk andere stakeholders geinformeerd middels mail, telefoon en de PARRO-app.