We houden onze ouders/verzorgers op verschillende manieren op de hoogte o.a. via de schoolgids en website. Daarnaast maken we gebruik van het ouderportaal SchouderCom. Dit is een gesloten internet omgeving, waarin team en ouders met elkaar kunnen communiceren. Hierin vindt men bijvoorbeeld de jaarkalender, groepslijsten (met foto’s), telefoonnummers van ouders en kinderen, blogs over de groep enzovoort. Via de website van SchouderCom of de SchouderCom app, krijgt u rechtstreeks toegang tot de website. Daar kunnen ouders met een gebruikersnaam en wachtwoord inloggen. Ouders worden uitgenodigd voor SchouderCom, wanneer hun kind bij ons op school zit. Hiernaast maken we nog gebruik van onderstaande mogelijkheden:
- Rondleiding en informatief intakegesprek met de locatiedirecteur bij inschrijving.
- Alle (nieuwe) ouders ontvangen een schoolgids.
- De leerlingen van groep 1 t/m 8 ontvangen 2 jaarlijks het rapport over de vorderingen van het kind. Het rapport wordt met de gegevens van het Cito leerlingvolgsysteem met de ouders besproken.
- De leerlingen en hun ouders krijgen in groep 7 een voorlopig adviesgesprek n.a.v. de Entreetoets.
- De leerlingen en hun ouders krijgen in groep 8 het adviesgesprek VO (voortgezet onderwijs).
- Iedere vier weken ontvangen ouders middels SchouderCom een nieuwsbrief van de locatiedirecteur.
- Verschillende ouderavonden op basis van een thema bv. overgang groep 2-3,en route groep 8.
- Gezamenlijke ouderavond MR, OR en TSO.
- Verschillende kijkmomenten waaronder periodeviering of kijk in de klas n.a.v. een project.
Privacy
Op school vinden wij het belangrijk dat de privacy van onze leerlingen, ouders/verzorgers en onze medewerkers wordt gerespecteerd. Hoe wij op school omgaan met de persoonsgegevens en wat de rechten van de leerlingen, ouders/verzorgers en medewerkers zijn, welke afspraken wij maken om de privacy van alle betrokkenen te waarborgen kunt u lezen op de site van Openbaar Onderwijs Emmen. Deze reglementen en protocollen zijn met instemming van de GMR vastgesteld.
Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van leerlingen en voor de organisatie hiervan. In het privacyreglement kunt u lezen wat de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van de ouders (zoals bij het inschrijven van een leerling). Daarnaast registreren leraren gegevens over leerlingen, zoals toets- en observatiegegevens. Soms worden bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).
De leerlinggegevens en vorderingen van de leerlingen worden opgeslagen in onze (digitale) administratiesystemen. Wij gebruiken hiervoor het programma ESIS.
Deze programma’s zijn beveiligd en de toegang tot de gegevens zijn beperkt tot medewerkers van Openbaar Onderwijs Emmen die de gegevens strikt noodzakelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Digitale leer- en lesmaterialen
Op onze school wordt tijdens de lessen gebruik gemaakt van diverse digitale lesmaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren bij het inloggen. Openbaar Onderwijs Emmen heeft met de leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die aangeleverd worden en deze afspraken zijn vastgelegd in verwerkersovereenkomsten. In deze verwerkersovereenkomsten geeft de betreffende leverancier aan welke persoonsgegevens worden opgevraagd, hoe deze worden verwerkt en hoe deze worden beveiligd. Om de digitale leer en lesmaterialen aan de leerlingen te kunnen aanbieden maken de kinderen gebruik van mobile devices (IPads en Chromebooks).
Uitwisselen van gegevens met andere organisaties
Als er leerlinggegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we vooraf toestemming van de ouders, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft.
Foto’s en beeldmateriaal
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen, wordt vooraf toestemming gevraagd. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, wordt er vanzelfsprekend zorgvuldig met de foto’s omgegaan. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de locatiedirecteur.
Rechten van betrokkenen
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Uitgebreide informatie over uw rechten en hoe u uw rechten als betrokkene kunt uitoefenen kunt u vinden op de website van Openbaar Onderwijs Emmen.