Informatie aan ouders
Iedere ouder heeft in principe recht op informatie van de school over zijn of haar kind. Dat is ook het uitgangspunt van onze school. Er zijn echter wel verschillen. Voor ouders die met elkaar getrouwd zijn of samenwonen en het gezag over hun kinderen hebben is de situatie eenvoudig: zij krijgen beiden gezamenlijk informatie over hun kind. Voor ouders die gescheiden zijn, niet meer bij elkaar wonen, maar wel beiden het gezag over hun kinderen hebben ligt het niet anders: zij hebben beiden recht op informatie over hun kind. Ouders die geen gezag (meer) hebben over hun kind hebben ook recht op informatie, het burgerlijk wetboek bepaalt dat in dit geval de met gezag belaste ouder verplicht is de andere, niet met gezag belaste ouder, op de hoogte te houden van belangrijke zaken die het kind aangaan (bijvoorbeeld schoolrapporten of informatie over extra begeleiding). Als de ouder zonder gezag de school verzoekt om informatie over de leerling dient de school deze ook verstrekken, hiervoor gelden de volgende bepalingen:
- De informatie wordt niet verstrekt als deze niet in dezelfde vorm aan de met gezag belaste ouder is verstrekt
- De informatie wordt niet verstrekt als het belang van het kind zich tegen het verschaffen van de informatie verzet
- Als een kind op school aangeeft bang te zijn voor de ouder mag een school terughoudend zijn in het verstrekken van informatie
- De informatie kan gaan over de cognitieve en/of sociaal-emotionele ontwikkeling van het kind zoals leerprestaties of medische kwesties. Hieronder valt bijvoorbeeld een schoolrapport, maar niet een uitnodiging voor een algemene ouderavond of een schoolfoto
- Als de ouder met gezag zich verzet tegen het verstrekken van informatie aan de andere ouder of dit niet in het belang van het kind acht, is dit onvoldoende. Deze ouder zal dit moeten onderbouwen, bij voorkeur met een gerechtelijke uitspraak waarin een beperking van de informatieplicht is opgenomen
- Een school mag niet verwijzen naar de gezaghebbende ouder als de ouder zonder ouderlijk gezag informatie opvraagt
Communicatie
Op De Kubus hechten wij veel waarde aan de communicatie met onze belangrijkste partners: de ouder(s) en verzorger(s) van onze leerlingen. Om dit te bereiken maken wij tijd en ruimte voor persoonlijk contact èn maken wij gebruik van digitale middelen.
Voor u - als ouder(s) en verzorger(s) - is het contact met de leerkracht het meest belangrijk. Met de leerkracht bespreekt u de ontwikkeling van uw kind, maar ook de eventuele veranderingen in de thuissituatie. Door het jaar heen zijn er een aantal gespreksmiddagen- en avonden gepland. Daarnaast is het altijd mogelijk een (extra) gesprek met de leerkracht aan te vragen.
Social Schools
Via Social Schools worden ouders en verzorgers snel op de hoogte gebracht van activiteiten en ontwikkelingen op en rondom onze school. Social Schools wordt ingezet om berichten te sturen naar alle ouders en verzorgers; zoals de nieuwsbrief. Daarnaast kan Social Schools ook door de leerkracht worden ingezet om een bericht te versturen dat alleen voor die groep is bedoeld of individuele ouder/verzorger. Inschrijven voor een gespreksronde gebeurt ook via Social Schools.
PrivacyStichting KPOA vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de privacy van onze leerlingen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming, die op 25 mei 2018 van kracht is gegaan, vormt het uitgangspunt van ons privacy beleid.
Welke gegevens worden verwerkt?
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van de leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op de school). Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel van de scholen gegevens over de leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD). Dataminimalisatie is hierbij het uitgangspunt.
Wie heeft toegang tot de data?
Ons uitgangspunt is dat medewerkers niet méér inzage of toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de goede uitoefening van hun werk.
Hoe lang wordt de data bewaard?
Wij hanteren de wettelijke bewaartermijnen met betrekking tot het bewaren en verwijderen van inschrijfgegevens en leerlingdossiers. Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving is dit verschillend in de termijnen 2, 3, 5, 7 of 10 jaar.
Digitale leermiddelen en privacy
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. Met alle softwareleveranciers die persoonsgegevens voor ons verwerken zijn of worden verwerkersovereenkomsten afgesloten. In die overeenkomst beschrijft de leverancier onder andere welke gegevens zij verwerken, met welk doel, op welke manier, wie er toegang heeft en welke beveiligingsmaatregelen zij getroffen hebben om verlies of misbruik van data te voorkomen.
Uitwisseling leerlinggegevens met andere organisaties
Als er leerlinggegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daarvoor vooraf de toestemming van de ouders, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft.
Rechten van ouders / betrokkene
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen.
Beeldmateriaal
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen.
Beveiligingsincidenten en datalekken
Er is een Meldpunt beveiligingsincidenten en datalekken ingesteld en een bijbehorend protocol beveiligingsincidenten en datalekken opgesteld dat beschrijft welke stappen genomen dienen te worden wanneer er een (mogelijk) beveiligingsincident wordt geconstateerd waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. U kunt een (mogelijk) beveiligincident of datalek per mail melden naar het mailadres datalek@kpoa.nl.
Vooraanmelding, intake en toestemmingsformulier
De school maakt gebruik van een vooraanmeldings-, intake- en toestemmingsformulier. Via dit formulier kunt u aangeven of u wel of geen toestemming verleent voor de overdracht van data of het vastleggen van beeld- en geluidsmateriaal.
Dataverwerkingsregister
In een dataverwerkingsregister leggen wij vast welke persoonsgegevens waar worden opgeslagen, met welk doel en wie hier toegang tot heeft. Meer informatie Alle informatie over het privacybeleid van KPOA kunt u lezen op de website http:////www.kpoa.nl/privacy-kpoa
Meer informatie
Alle informatie over het privacybeleid van KPOA kunt u lezen op de website
Privacy-KPOA